ურთიერთდამოკიდებული სტრუქტურა და პროცესები
ყველაზე მეტად, რაც ორგანიზაციაში პროცესების მსვლელობაზე ახდენს გავლენას - ეს სტრუქტურაა. სტრუქტურას შეუძლია ორგანიზაციისთვის კრიტიკული პროცესები შეანელოს ან დააჩქაროს, სტრუქტურას შეუძლია პროცესების შედეგების ხარისხი აამაღლოს ან გააუარესოს, სტრუქტურას შეუძლია პროცესების შედეგების მოცულობა გაზარდოს ან მნიშვნელოვნად შეამციროს. ამიტომ, ყველაზე მომგებიანი დრო, როცა პროცესების გამართულობაზე შეიძლება ვიფიქროთ, ეს სტრუქტურის ფორმირების ეტაპია.
ამიტომ, სტრუქტურის დიზაინზე მუშაობის დაწყება არასწორი იქნება, თუ მთავარი პროცესების დამუშავების ეტაპს გამოვტოვებთ. პროცესების გააზრების, გაწერის გარეშე შეიძლება ავაგოთ სტრუქტურა, თუმცა ეს ბევრად არასრულყოფილი იქნება, ვიდრე პროცესების დამუშავების შემთხვევაში იქნებოდა. როგორც წესი, ორგანიზაციები სადაც ეს ეტაპი გავლილი არ აქვთ, მათ სტრუქტურებში ფუნქციური ნაკლოვანებების, კოორდინაციის და პარალელური კონტროლის სიმცირის ხშირი შემთხვევები გვხვდება ხოლმე.
ის თუ რატომაა ორგანიზაციული სტრუქტურა მნიშვნელოვანი პროცესების გამართულად მუშაობისთვის, 3 მთავარ კომპონენტად შეიძლება დავყოთ:
1. სწორედ გაკეთებული სტრუქტურა უზრუნველყოფს პროცესების წარმართვისთვის საჭირო ყველა ფუნქციის არსებობას სტრუქტურაში
ფუნქციათა სისრულე და, ამასთან ერთად, მათი საკმარისი რესურსით და ძალაუფლებით არსებობა სტრუქტურაში არის ერთ-ერთი კომპონენტი, რომელიც უზრუნველყოფს პროცესების გამართულ და შედეგიან მუშაობას. იმ შემთხვევაში, თუ სტრუქტურაში პროცესისთვის მნიშვნელოვანი რომელიმე ფუნქცია არ არსებობს, ან მისი ძალაუფლება არასაკმარისია პროცესში ეფექტიანი მონაწილეობისათვის, ეს ავტომატურად ართულებს, ამძიმებს, ან საერთოდ წყვეტს პროცესებს, ან მისი შედეგის არასაკმარის ხარისხს, ან მოცულობას განაპირობებს. სწორედ გაკეთებული სტრუქტურა კი ფუნქციათა ნაკლოვანებას მაქსიმალურად გამორიცხავს და გრძელვადიან ჭრილში ორგანიზაციას არიდებს პროცესების წარმართვას შეფერხებებით და უხარისხოდ.
2. სწორად გაკეთებულ სტრუქტურას შეუძლია კოორდინაცია გაამარტივოს სტრუქტურულ ერთეულებს შორის
კოორდინირებული სტრუქტურები არაკოორდინირებული სტრუქტურებისგან იმით გამოირჩევიან, რომ პირველის შემთხვევაში კოორდინაცია გამარტივებულია, კომუნიკაციის ბარიერები მოხსნილია, პროცესები შეუფერხებლივ მიმდინარეობს. რაც თავის მხრივ, იმას ნიშნავს, რომ პროცესების მონაწილე მხარეები სწორად არიან განლაგებულნი სტრუქტურაში. რაც უფრო ახლოს არიან თანამშრომლები/სტრ. ერთეულები სტრუქტურულად ერთმანეთთან, მით უფრო უმარტივდებათ ერთმანეთთან ურთიერთობა. შესაბამისად, ისეთი ფუნქციები რომელთა ერთად ყოფნა სტრუქტურაში საჭიროა მაღალი ხარისხისის კოორდინაციის მისაღწევად, ერთი მიმართულების ქვეშ დალაგებას მოითხოვს.
3. სწორად გაკეთებულ სტრუქტურას შეუძლია კონტროლის დანახარჯები შეამციროს პარალელური (ბუნებრივად ჩადებული) კონტროლის ხარჯზე
ინტერესების სწორი განაწილება სტრუქტურაში მნიშვნელოვნად განაპირობებს პროცესების ეფექტიანობას. თითოეულ სტრუქტურულ ერთეულს თავისი ინტერესი აქვს სტრუქტურაში, მაგ. გაყიდვების სამსახურის ამოცანა რაც შეიძლება მეტი გაყიდვებია, სერვისის სამსახურის კი რაც შეიძლება მაღალი ხარისხით მომსახურებაა. თუ ამ ორ სამსახურს ერთი მიმართულების ან დირექტორის ქვეშ დავაჯგუფებთ, გამოვა, რომ აქედან რომელიმე გახდება პრიორიტეტული, რაც შესაბამისად ერთ-ერთის დაკნინებას გამოიწვევს, მაშინ თუ განსხვავებული მიმართულების ქვეშ იქნებოდა ეს სამსახურები, ისინი გამოიყენებდნენ თავის ბუნებრივ კონტროლის ფუნქციას: სერვისი გააკონტროლებდა გაყიდვებს, რამდენად კარგად ყიდის მოყვანილი კლიენტების რაოდენობის მიხედვით, ხოლო გაყიდვები თავის მხრივ სერვისს გააკონტროლებდა კლიენტების კმაყოფილებაზე დაკვირვებით. ზოგადად პარალელური კონტროლის გათვალისწინება სტრუქტურის ფორმირებისას არამარტო შედეგიანი არამედ ხარჯეფექტურიცაა.
—-
ყველაზე კარგი დრო, როცა ფუნქციათა სისრულის, კოორდინაციის და პარალელური კონტროლის გადაწყვეტილებები შეგვიძლია მივიღოთ ეს სტრუქტურის ფორმირების ეტაპია - უფრო კონტრეტულად, ამის გაკეთება დანიშნულების და სტრატეგიული ამოცანების დაზუსტების შემდეგ უნდა გავაკეთოთ მანამ სანამ უშუალოდ სტრუქტურის დიზაინზე გადავალთ.
რა თქმა უნდა, ამ პროცესში ყველა პროცესის დამუშავებას ვერ მოვახერხებთ. ამიტომ წინასწარ უნდა ჩამოვწეროთ ორგანიზაციისთვის ყველაზე მნიშვნელოვანი პროცესები (მაქსიმუმ 10 პროცესი) და დავაზუსტოთ მათი კრიტიკულობა. (მაგალითისთვის:მომსახურების ხარისხის განვითარების პროცესი, მომხმარებლების მოზიდვის და გრძევალდიანი ურთიერთოებების განვითარების პროცესი, კადრების შერჩევისა და აყვანის პროცესი და ა.შ.)
პროცესი დაახლოებით 10-15 მოქმედებისგან უნდა შედგებოდეს და ცხადად ჩანდეს საიდან იწყება პროცედურა, როგორ გრძელდება და როგორ სრულდება. კარგია თუ პროცესს სქემის სახით ავსახავთ და გუნდში განვიხილავთ. პროცესის განხილვა გუნდში საჭიროა გამორჩენილი ან ზედმეტად დაწვრილმანებული პროცედურების გამოსაკვეთად და მისი შემდგომი დახვეწისთვის.
თავად პროცესებზე მუშაობის პროცესი მნიშვნელოვანია იმდენად რამდენადაც ეს გვეხმარება დავინახოთ კონკრეტული დანიშნულების და ამოცანების მქონე ორგანიზაცია როგორ მუშაობს - როგორ უნდა მიმდინარეობდეს ორგანიზაციის წარმატებისთვის ყველაზე კრიტიკული პროცესები. პროცესის განხილვა და ჩარღმავება იმ დონემდე უნდა მოვახერხოთ, სანამ არ დავრწმუნდებით, რომ რამე მნიშვნელოვანი პროცედურა არ გამოგვრჩა. განსაკუთრებით დიდია ხოლმე ცდუნება, რომ ამ ეტაპზე განვსაზღვროთ მოქმედებების შემსრულებლები, გავცეთ პასუხები კითხვას: „ამას ვინ გააკეთებს?“. მაგრამ ეს მხოლოდ მაშინ უნდა დავიწყოთ, როცა ყველა პროცესი დამუშავებული გვაქვს.
